Tenha cada processo documentado, diretamente por quem o executa

O agente de entrevistas da Hinto faz uma curta videochamada com cada pessoa envolvida num fluxo de trabalho. Pergunta como faz o trabalho, pede-lhe que partilhe o ecrã e o percorra, e insiste quando uma resposta é vaga ou falta um passo. Muitas entrevistas decorrem ao mesmo tempo, por isso não fica à espera de agendas.

Sim. Chamadas, partilhas de ecrã e demonstrações que a sua equipa já gravou entram na mesma ontologia que as entrevistas. A Hinto lê o ecrã e as ações nelas, não apenas as palavras.

Uma ontologia de fluxos de trabalho dos processos que mapeou, com cada passo ligado ao momento de onde veio. A partir dela obtém SOPs, material de integração e de formação para a sua equipa e instruções para os seus agentes de IA. Os líderes usam a mesma ontologia para decidir o que automatizar, como reestruturar e o que manter após uma aquisição.

O trabalho muda: novas ferramentas, novos passos, novas pessoas. Quando isso acontece, a Hinto volta a entrevistar e atualiza a ontologia, para que os SOPs que a sua equipa segue e as instruções com que os seus agentes funcionam mudem com ela. Nunca começa um novo projeto de documentação do zero.

Sim. Os mesmos fluxos de trabalho que as suas pessoas seguem tornam-se instruções para os seus agentes e o enquadramento dentro do qual funcionam: os passos, as regras e os limites. Como vem da mesma fonte, os agentes seguem o processo que as suas melhores pessoas usam de facto, não uma versão que alguém escreveu uma vez.

A mineração de processos lê registos de eventos dos seus sistemas. É boa com volume e não consegue ver o email, a verificação na folha de cálculo, a chamada telefónica, nem porque é que cada passo acontece. A Hinto parte das pessoas e dos seus ecrãs, por isso capta o trabalho que nunca passa por um sistema com registos, e o raciocínio por trás dele.

Não. Nada corre em segundo plano e não há agente de ambiente de trabalho. As pessoas participam em entrevistas e partilham gravações que escolhem iniciar. A ontologia descreve passos, ferramentas e passagens de trabalho, nunca uma pontuação ou classificação de uma pessoa. Define as regras para as suas pessoas, e a Hinto trata os dados segundo as suas instruções.

Escolha um fluxo de trabalho que importe. A Hinto entrevista as pessoas que o executam e mapeia-o, e avalia o resultado antes de tudo o resto. Se funcionar, acrescenta o fluxo de trabalho seguinte e depois a equipa seguinte.