Benutzerhandbuch-Beispiele: 5 ausgefüllte Anleitungen zum Übernehmen

Diese Benutzerhandbuch-Beispiele sind fünf ausgefüllte Produkt- und Softwareanleitungen, jeweils mit einem PDF zum Herunterladen. Nutzen Sie sie als Beispiele für Bedienungsanleitungen und Muster für Benutzerhandbücher zu einer SaaS-App, einem WLAN-Router, einer Kaffeemaschine, einem HR-Portal und einer Banking-App.

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Was ein gutes Benutzerhandbuch-Beispiel ausmacht

Bewerten Sie jedes Muster in der Galerie anhand dieser sieben Kriterien. Das Diagramm ordnet jedes Kriterium der PeopleHub-Anleitung zu.

• Aufgabenorientierte, nummerierte Schritte mit je einer Aktion. Erfüllt: Jeder Schritt beginnt mit einem Verb und erledigt eine Sache („Drücken Sie einmal auf Espresso.“). Fehlt: Absätze, die mehrere Aktionen bündeln.
• Erwartetes Ergebnis nach dem Schritt. Erfüllt: Der Schritt sagt, was Sie als Nächstes sehen oder hören („Die LED leuchtet dauerhaft weiß“). Fehlt: Schritte enden ohne Möglichkeit, den Erfolg zu prüfen.
• Eine Abbildung mit Markierungen, wo Worte nicht reichen. Erfüllt: Ein kommentierter Screenshot oder ein beschriftetes Teilediagramm steht neben dem Schritt, das Bedienelement ist markiert. Fehlt: reine Textschritte für die Oberfläche oder Screenshots ohne Markierung. In einer Studie von TechSmith erledigten 67 % die Aufgaben mit kommentierten Screenshots besser als mit reinem Text.
• Einfache Sprache für eine genannte Zielgruppe. Erfüllt: Die ersten Zeilen nennen den Leser, und jeder unvermeidbare Fachbegriff wird erklärt. Fehlt: keine Zeile zur Zielgruppe, unerklärte Abkürzungen, interner Jargon.
• Auffindbare Struktur: Inhaltsverzeichnis plus Überschriften nach Aufgaben. Erfüllt: ein kurzes Inhaltsverzeichnis und Überschriften wie „Urlaub beantragen“. Fehlt: vage Überschriften wie „Einstellungen“ und kein Inhaltsverzeichnis.
• Voraussetzungen und Sicherheit vor dem ersten Schritt. Erfüllt: Anforderungen, Version und Warnhinweise stehen vor Schritt 1, und ein Warnhinweis auf Schrittebene steht vor dem Schritt, den er absichert. Fehlt: Anforderungen, die man erst mitten in der Aufgabe entdeckt.
• Fehlerbehebung nach Symptomen. Erfüllt: Jede Zeile nennt, was Sie sehen (einen Fehlercode, eine Leuchte, eine Meldung), und die Lösung. Fehlt: eine allgemeine Zeile „Wenden Sie sich an den Support“.

5 Benutzerhandbuch-Beispiele zum Übernehmen

Alle fünf Produkte und Unternehmen unten sind fiktiv. Jedes Muster folgt demselben Grundgerüst: Titel und Version, eine Zeile zur Zielgruppe, Voraussetzungen, nummerierte Schritte mit Ergebnis, eine Abbildung pro Aufgabe, eine Tabelle zur Fehlerbehebung und eine Support-Zeile.

Beispiel 1: Erste Schritte in einer SaaS-App

Für den ersten Admin, der den Projekt-Tracker Tallyboard in etwa 15 Minuten für ein Team von 5 bis 50 Personen einrichtet.

• Produkt: Tallyboard, Version 4.2, aktualisiert im September 2026
• Bevor Sie beginnen: die Einladungs-E-Mail Ihres Kontoinhabers, eine Liste mit den E-Mail-Adressen Ihrer Teammitglieder und die aktuelle Version von Chrome, Edge, Firefox oder Safari
• Schritt 1: Öffnen Sie die Einladungs-E-Mail und klicken Sie auf Accept invite. Ergebnis: Der Bildschirm „Welcome to Tallyboard“ öffnet sich.
• Schritt 5: Gehen Sie zu Settings > Notifications und aktivieren Sie die tägliche E-Mail-Zusammenfassung um 9:00 Uhr. Ergebnis: Ein Bestätigungsbanner zeigt „Digest scheduled“.
• Fehlerbehebung: „Board opens as read-only“ (das Board öffnet sich nur zum Lesen) → Ihre Rolle ist Viewer. Bitten Sie einen Admin, sie auf Member zu ändern

Warum es funktioniert: Erwartetes Ergebnis nach dem Schritt: Alle fünf Schritte enden mit einer Ergebniszeile. Einfache Sprache für eine genannte Zielgruppe: Die Anleitung nennt ihren Leser, den ersten Admin, vor allem anderen.

Achtung: Schritt 3 verkettet mehrere Aktionen („bis zu 20 E-Mail-Adressen einfügen, die Rolle Member wählen, auf Send invites klicken“) in einem nummerierten Schritt, und alle Schritte stehen in einer einzigen Liste „Schritte:“ ohne Überschriften nach Aufgaben.

PDF herunterladen - Tallyboard Erste-Schritte-Anleitung

Beispiel 2: Einrichtung eines WLAN-Routers

Für Privatanwender, die einen alten Router durch den Northline AX1800 Wi-Fi 6 Router ersetzen, ohne Netzwerkkenntnisse. Es ist der klassische Stil der gedruckten Anleitung, die im Karton liegt.

• Lieferumfang: Router, Netzteil 12 V 1,5 A, Ethernet-Kabel 1,5 m, diese Anleitung
• Bevor Sie beginnen: ein funktionierendes Modem Ihres Internetanbieters, eine ebene, freie Fläche mit unverdeckten Lüftungsschlitzen und ausschließlich das mitgelieferte Netzteil
• Schritt 3: Schalten Sie das Modem wieder ein, schließen Sie dann den Router an und drücken Sie den Ein-/Aus-Schalter. Ergebnis: Nach etwa 2 Minuten leuchtet die Statusleuchte dauerhaft weiß.
• Statusleuchte: dauerhaft weiß = online, gelb blinkend = kein Internet, dauerhaft rot = Hardwarefehler (Support kontaktieren)
• Support: support.northline.example, 1-800-555-0117

Warum es funktioniert: Fehlerbehebung nach Symptomen: Jede Lösung beginnt mit dem, was Sie sehen, etwa „Leuchte blinkt gelb“, und die Legende erklärt alle drei Leuchtfarben. Eine Abbildung mit Markierungen, wo Worte nicht reichen: Abbildung 1 beschriftet den gelben WAN-Port und die 4 LAN-Ports neben Schritt 2.

Achtung: Schritt 5 packt den ganzen Assistenten (Admin-Passwort, Netzwerkname, WLAN-Passwort) in einen Schritt, und die Lösung per Reset erwähnt erst nach der Aktion, dass sie „die Werkseinstellungen wiederherstellt“, obwohl ein Warnhinweis vor den Schritt gehört, den er absichert.

PDF herunterladen - Northline AX1800 Wi-Fi 6 Router

Beispiel 3: Bedienung einer Kaffeemaschine

Für Privatnutzer, die den Kaffeevollautomaten Brewline 300 zum ersten Mal verwenden. Es ist das zweite Muster im Stil der gedruckten Anleitung.

• Modell: BL-300, Anleitung Version 2.0, Nennwerte 120 V, 60 Hz, 1.450 W mit einer Pumpe mit 15 bar
• Teile in Abbildung 1: Wassertank 1,8 l, Bohnenbehälter 250 g, Mahlgradregler (Stufen 1 bis 5, 1 ist am feinsten), Abtropfschale mit rotem Schwimmer, Tresterbehälter, Dampfdüse, Bedienfeld mit 4 Tasten
• Sicherheit: Fassen Sie die Dampfdüse nur am Gummigriff an, ziehen Sie vor dem Reinigen den Netzstecker und tauchen Sie den Sockel nie in Wasser
• Schritt 2: Drücken Sie einmal auf Espresso für einen einfachen (40 ml) oder zweimal für einen doppelten (80 ml). Ergebnis: Das Mahlwerk läuft etwa 10 Sekunden, danach fließt etwa 25 Sekunden lang Kaffee.
• Fehlerbehebung: Das Display zeigt „E3“ → die Brüheinheit ist nicht verriegelt. Nehmen Sie sie heraus und schieben Sie sie wieder hinein, bis sie einrastet

Warum es funktioniert: Voraussetzungen und Sicherheit vor dem ersten Schritt: Die drei Sicherheitszeilen stehen vor der Erstinbetriebnahme. Eine Abbildung mit Markierungen, wo Worte nicht reichen: Das beschriftete Teilediagramm benennt jedes Teil, das in den Schritten vorkommt.

Achtung: Schritt 3 (Milch aufschäumen) hat keine Ergebniszeile, und das Entkalken steht als Satz unter der täglichen Pflege statt als nummerierte Schritte.

PDF herunterladen - Brewline 300 Kaffeevollautomat

Beispiel 4: Anleitung für ein internes HR-Portal

Für alle Beschäftigten von Ridgeway Logistics, die das HR-Portal PeopleHub nutzen. Führungskräfte erhalten eine eigene Anleitung für Genehmigungen.

• Bevor Sie beginnen: Melden Sie sich unter peoplehub.ridgeway.example mit dem Single Sign-on Ihres Unternehmens an und richten Sie die Authenticator-App ein, falls noch nicht geschehen
• Aufgabe 1, Urlaub beantragen: vier Schritte, die mit Submit enden. Ergebnis: Der Antrag zeigt „Pending manager approval“, und Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail.
• Aufgabe 2, Bankverbindung ändern: Änderungen, die vor Mittwoch 17:00 Uhr gespeichert werden, gelten für die Gehaltsabrechnung derselben Woche
• Sicherheitshinweis: Die Personalabteilung fragt nie per E-Mail oder Chat nach Bankdaten
• Fehlerbehebung: „Code rejected“ (Code abgelehnt) → prüfen Sie, ob die Uhr Ihres Smartphones automatisch eingestellt ist, und fordern Sie dann einen neuen Code an

Warum es funktioniert: Es zeigt alle sieben Kriterien, deshalb verwendet das Anatomie-Diagramm genau dieses Muster. Auffindbare Struktur: Inhaltsverzeichnis plus Überschriften nach Aufgaben: Jede Aufgabe trägt den Namen, nach dem Beschäftigte suchen würden, etwa „Urlaub beantragen“.

Achtung: Aufgabe 3 ist eine einzige Pfadzeile („Pay > Pay Stubs > Datum wählen > Download PDF“) ohne Ergebniszeile und ohne Abbildung.

PDF herunterladen - PeopleHub Mitarbeiteranleitung

Beispiel 5: Mobile Banking-App

Für Mitglieder der Harbor Credit Union, die die App in Version 7.0 zum ersten Mal öffnen, unter iOS 16 oder neuer und Android 10 oder neuer.

• Bevor Sie beginnen: Ihre Mitgliedsnummer, Ihr Online-Banking-Passwort und das Smartphone, das Sie für Einmalcodes verwenden
• Aufgabe 2, Scheck einreichen: Fotografieren Sie Vorder- und Rückseite auf einer ebenen, dunklen Fläche mit allen 4 Ecken im Bild. Ergebnis: Der Status zeigt „Received“, und das Geld ist am nächsten Geschäftstag verfügbar.
• Limits: Tageslimit 5.000 $. Bewahren Sie den Papierscheck 14 Tage auf und vernichten Sie ihn dann
• Sicherheitshinweis: Mitarbeitende der Harbor Credit Union fragen Sie nie nach einem Einmalcode
• Fehlerbehebung: „Account locked after 5 attempts“ (Konto nach 5 Versuchen gesperrt) → warten Sie 30 Minuten oder rufen Sie 1-800-555-0142 an

Warum es funktioniert: Erwartetes Ergebnis nach dem Schritt: Jede Aufgabe endet mit dem Zustand des Bildschirms, bis hin zum Banner „Card frozen“. Fehlerbehebung nach Symptomen: Die Zeilen beginnen mit der genauen Meldung („Image unreadable“).

Achtung: Drei Aufgaben teilen sich eine Abbildung (den Aufnahmebildschirm für den Scheck), und Aufgabe 3 ist eine einzige Pfadzeile, sodass die Anleitung das Ziel von einer Abbildung pro Aufgabe verfehlt.

PDF herunterladen - Harbor Credit Union Mobile-App-Hilfe

So passen Sie ein Benutzerhandbuch-Beispiel an

1. Wählen Sie das passendste Muster. Beginnen Sie mit dem Muster oben, das Ihrem Produkt am nächsten kommt, oder mit der leeren Vorlage für Benutzerhandbücher, falls keines passt.
2. Nennen Sie Ihre Zielgruppe. Schreiben Sie die Zeile „Für wen diese Anleitung ist“ für Ihre Leser um, und erklären Sie jeden Begriff, den diese Leser nicht kennen würden.
3. Setzen Sie Ihr Produkt und Ihre Version ein. Ersetzen Sie Produktname, Version, Daten und Voraussetzungen durch Ihre eigenen, und lassen Sie jeden Sicherheitshinweis über Schritt 1 stehen.
4. Schreiben Sie jeden Schritt als eine Aktion plus Ergebniszeile. Beginnen Sie jeden Schritt mit einem Verb und sagen Sie, was der Nutzer als Nächstes sehen sollte.
5. Fügen Sie eine Abbildung pro Aufgabe hinzu. Markieren Sie auf jedem Screenshot oder Diagramm das Element, das angeklickt, oder das Teil, das berührt werden soll.
6. Bauen Sie die Fehlertabelle aus echten Symptomen neu auf. Nehmen Sie jede Zeile aus Support-Tickets oder aus den Fehlermeldungen, die Ihre Nutzer sehen, und ordnen Sie ihr die Lösung zu.
7. Testen Sie es mit einem neuen Nutzer und veröffentlichen Sie es dann. TechSmith empfiehlt, Anleitungen zusammen mit dem Produkt an unerfahrenen Nutzern zu testen. Korrigieren Sie jeden Schritt, an dem sie hängen bleiben, bevor Sie veröffentlichen, und aktualisieren Sie das Handbuch nach Produktänderungen.

Wann Sie ein Benutzerhandbuch brauchen

Schreiben Sie eines, sobald ein Produkt oder eine App zum ersten Mal bei Nutzern ankommt. Derselbe Bedarf gilt für die Bedienung eines Haushaltsgeräts oder die Installation eines Netzwerkgeräts. Die Beispiele für Bedienungsanleitungen zum Northline-Router und zur Brewline 300 passen hierher.

Auch Software und Web-Apps brauchen eines, vor allem wenn sich Ihre Kunden selbst helfen sollen, statt den Support zu kontaktieren. Die Anleitungen zu Tallyboard und zur Harbor Credit Union zeigen diese Form.

Ihre internen Systeme brauchen dieselbe Behandlung. Schulungshandbücher helfen neuen Mitarbeitenden und Beschäftigten, die einen neuen Ablauf lernen, und die PeopleHub-Anleitung zeigt eine Version für Beschäftigte zu einem HR-Portal.

Häufige Fehler in Benutzerhandbüchern

• Textwüsten und zu lange Handbücher. HeroThemes bemängelt die „Textwüsten“ von Oracle, und Scribe nennt lange Handbücher „langatmig und schwer zu lesen“. Leser überfliegen den Schritt, den sie brauchen.
• Fachjargon oder Schreiben für Entwickler statt für Nutzer. HeroThemes nennt die Dokumentation von SAP „zu förmlich“ und merkt an, dass die Kommandozeilen-Beispiele von Ubuntu Laien abhängen würden. Laien können den Schritten nicht folgen.
• Das Handbuch nach einer Produktänderung veralten lassen. Statische PDFs müssen neu verschickt werden, und Scribe nennt statische Handbücher „schwer zu aktualisieren“. Die Schritte passen nicht mehr zu dem Bildschirm, den der Nutzer sieht.
• Ein riesiges PDF ohne schnellen Einstieg. HeroThemes verweist auf die „zweihundertseitigen PDFs mit einfachen Lesezeichen“ von SAP. Der Nutzer findet seine Aufgabe nicht.
• Ein Warnhinweis nach dem Schritt, vor dem er stehen sollte. Instrktiv zitiert „Schneiden Sie das Stromkabel ab ... WARNUNG! Schalten Sie zuerst den Hauptschalter aus!“ Der Nutzer handelt, bevor er die Warnung liest. Die Korrektur stellt den Schalter an den Anfang: „Schalten Sie den Hauptschalter aus. Schneiden Sie das Stromkabel auf die richtige Länge zu.“

Keine leere Seite mehr: einfach aufzeichnen

Wer eine Softwareanleitung von Hand schreibt, beginnt mit einer leeren Seite. Hinto AI überspringt diese Seite: Zeichnen Sie die Aufgabe einmal auf, und Hinto macht aus der Aufnahme eine strukturierte Anleitung.

Aufzeichnen. Nutzen Sie den integrierten Bildschirmrekorder in der Hinto-Web-App oder der Chrome Extension, oder verwenden Sie ein vorhandenes Video: Loom, Zoom, YouTube oder ein lokaler Upload (MP4, MOV, WebM).

Generieren. AI Action Detection erkennt die Zustandsänderungen der Oberfläche und die Klicks auf Schaltflächen im Video und extrahiert Screenshots und schriftliche Schritte, was zu Anleitungen wie Tallyboard, PeopleHub und Harbor Credit Union passt. Mit dem Bildeditor lassen sich sensible Informationen auf Screenshots unkenntlich machen, etwa Gehalts- oder Kontodaten. Ein langes Video kann zu einem vollständigen Inhaltsverzeichnis mit mehreren Artikeln werden.

Veröffentlichen. Stellen Sie das Ergebnis als Hilfe-Center unter einer öffentlichen URL mit eigener Domain bereit, SSL inklusive. Mit dem Plan All-Inclusive können Sie es in über 50 Sprachen generieren.

FAQ zum Benutzerhandbuch

Wie schreibt man ein Benutzerhandbuch?

Nennen Sie Ihren Leser und führen Sie dann Voraussetzungen und Sicherheitshinweise vor Schritt 1 auf. Schreiben Sie Schritte, die mit einem Verb beginnen, jeweils eine Sache erledigen und mit einer Ergebniszeile enden, fügen Sie eine Fehlertabelle nach dem Muster Symptom | Lösung hinzu, und testen Sie alles vor der Veröffentlichung mit neuen Nutzern.

Welches Format eignet sich am besten für eine Bedienungsanleitung?

Wählen Sie es nach Anwendungsfall: Web-Dokumentation, PDF, Kurzreferenzkarte oder Video-Anleitung. Web-Dokumentation und PDFs brauchen ein Inhaltsverzeichnis, Überschriften nach Aufgaben und eine Suche. Da ein statisches PDF nach jeder Produktänderung neu verschickt werden muss, lässt sich Web-Dokumentation leichter aktuell halten.

Welche Arten von Benutzerhandbüchern gibt es?

Die gängigen Arten sind Schnellstartanleitungen, Softwarehandbücher, Bedienungsanleitungen für Geräte, Montage- und Installationsanleitungen sowie Schulungshandbücher für Mitarbeitende. Manualise nennt außerdem Video-, 3D-Animations- und Augmented-Reality-Handbücher. Die Galerie oben deckt Schnellstart-, Software-, Geräte- und Schulungsanleitungen ab.

Wie erstellt man ein Benutzerhandbuch in Word?

Geben Sie jeder Aufgabe eine eigene Überschrift, fügen Sie ein automatisches Inhaltsverzeichnis ein, damit Leser zu jedem Abschnitt springen können, und gliedern Sie die Kapitel logisch, bei langen Handbüchern mit einem Index. Für einen schnelleren Start laden Sie die leere Vorlage für Benutzerhandbücher herunter.

Wo finde ich Benutzerhandbücher?

Sehen Sie auf der Support-Website des Herstellers nach: Softwarehersteller wie Slack, WordPress, Apple und Microsoft veröffentlichen Hilfeseiten, und Hardwarehersteller wie IKEA und Jura stellen PDFs bereit. Ausgefüllte Muster, die Sie anpassen und wiederverwenden können, finden Sie in den fünf PDFs auf dieser Seite.

Verwandte Beispiele

SOP-Beispiele, Beispiele für Wissensdatenbanken, Beispiele für Prozessdokumentation