Mẫu Checklist Onboarding Nhân Viên Mới

Ngày làm việc đầu tiên của một nhân viên mới không nên phụ thuộc vào việc liệu có một người nào đó nhớ đúng các bước cần làm hay không. Checklist onboarding này trao cho bộ phận HR và các quản lý tuyển dụng một danh sách công việc điền sẵn, chạy từ giấy tờ trước ngày bắt đầu cho đến buổi đánh giá mười hai tháng. Sao chép toàn bộ mẫu bên dưới, hoặc tải về dưới dạng PDF.

Mẫu Checklist Onboarding (Sao Chép Là Dùng Được Ngay)

Onboarding Checklist: [Vị trí]

Thông Tin Nhân Viên Mới
Tên nhân viên: [Tên]
Chức danh / vị trí: [Vị trí]
Ngày bắt đầu: [Ngày]
Quản lý: [Tên]
Người đồng hành onboarding: [Tên]

Mỗi hàng công việc gồm: Công việc | Người phụ trách | Hạn/Thời điểm | Trạng thái

Trước Khi Nhận Việc / Trước Ngày Đầu Tiên
Gửi giấy tờ và tài liệu offer | HR | Trước ngày bắt đầu | ☐
Đặt mua thiết bị | IT | Trước ngày bắt đầu | ☐
Cấp tài khoản và quyền truy cập | IT | Trước ngày bắt đầu | ☐
Chuẩn bị chỗ làm việc | Quản lý | Trước ngày bắt đầu | ☐

Ngày Đầu Tiên / Định Hướng
Chào đón và giới thiệu với đội nhóm | Quản lý | Ngày 1 | ☐
Tham quan văn phòng và cơ sở vật chất | Người đồng hành | Ngày 1 | ☐
Bàn giao thẻ nhân viên và chìa khóa truy cập | IT | Ngày 1 | ☐
Xem lại sổ tay nhân viên | HR | Ngày 1 | ☐
Hoàn tất giấy tờ tuân thủ quy định | HR | Ngày 1 | ☐

Tuần Đầu Tiên
Bắt đầu đào tạo theo vị trí công việc | Quản lý | Tuần 1 | ☐
Gặp gỡ cả đội | Quản lý | Tuần 1 | ☐
Chỉ định người đồng hành | Quản lý | Tuần 1 | ☐
Đặt kỳ vọng ban đầu | Quản lý | Tuần 1 | ☐

30 Ngày Đầu Tiên / Tháng Đầu Tiên
Xác nhận mục tiêu công việc | Quản lý | Ngày 30 | ☐
Buổi trao đổi đầu tiên | Quản lý | Ngày 30 | ☐
Làm rõ tiêu chí thành công | Quản lý | Ngày 30 | ☐

90 Ngày Đầu Tiên
Đặt mục tiêu 30/60/90 | Quản lý | Ngày 90 | ☐
Trao đổi đánh giá giữa kỳ | Quản lý | Ngày 90 | ☐
Hòa nhập văn hóa | Người đồng hành | Ngày 90 | ☐

Năm Đầu Tiên / Hòa Nhập Liên Tục
Kiểm tra sau sáu tháng | Quản lý | Tháng 6 | ☐
Đánh giá năm đầu tiên | Quản lý | Tháng 12 | ☐
Phát triển liên tục | Quản lý | Liên tục | ☐

Checklist Này Bao Gồm Những Gì

• Thông Tin Nhân Viên Mới (phần tiêu đề): Các trường thông tin nhận diện mà checklist mở đầu bằng. Một tiêu đề đã điền đầy đủ đọc như "Nhân viên hỗ trợ · Maria Lopez · bắt đầu ngày 3 tháng 3 · quản lý Dev Shah · người đồng hành Priya Nair". Nó thiết lập khung mà các giai đoạn sẽ nằm trong đó.
• Trước Khi Nhận Việc / Trước Ngày Đầu Tiên: Công việc hoàn tất trước khi nhân viên mới đến, để họ có sẵn bàn làm việc và tài khoản hoạt động ngay ngày đầu tiên: giấy tờ, thiết bị, tài khoản, chỗ làm việc. Giai đoạn: Trước khi nhận việc. Bao phủ chữ C về chuẩn bị tuân thủ.
• Ngày Đầu Tiên / Định Hướng: Lời chào đón khi đến nơi, buổi tham quan, bàn giao quyền truy cập, sổ tay nhân viên, và giấy tờ tuân thủ. Giai đoạn: Định hướng. Bao phủ chữ C về tuân thủ.
• Tuần Đầu Tiên: Đào tạo theo vị trí bắt đầu, nhân viên mới gặp gỡ cả đội, bạn chỉ định người đồng hành, và bạn đặt kỳ vọng ban đầu. Giai đoạn: Hòa nhập bắt đầu. Bao phủ chữ C về kết nối.
• 30 Ngày Đầu Tiên / Tháng Đầu Tiên: Một buổi trao đổi sớm xác nhận mục tiêu công việc và tiêu chí thành công. Giai đoạn: Hòa nhập. Bao phủ chữ C về làm rõ.
• 90 Ngày Đầu Tiên: Mục tiêu ở mốc quý, một cuộc trao đổi đánh giá giữa kỳ, và hòa nhập văn hóa. Giai đoạn: Hòa nhập. Bao phủ chữ C về văn hóa. Phần này và phần ở mốc năm bên dưới mang khối lượng công việc gắn với vị trí sâu nhất.
• Năm Đầu Tiên / Hòa Nhập Liên Tục: Một buổi kiểm tra sau sáu tháng, đánh giá năm đầu tiên, và phát triển liên tục. Giai đoạn: Hòa nhập. Bao phủ các chữ C về kết nối và trao đổi lại.
• Các trường của mỗi công việc: Mỗi hàng gồm bốn cột, Công việc, Người phụ trách, Hạn/Thời điểm, và Trạng thái. Một hàng đã điền đầy đủ đọc như "Cấp laptop | IT | 2 ngày trước khi bắt đầu | Hoàn tất".

Được trình bày theo cách này, toàn bộ khung 5 chữ C nằm gọn trên một trang: tuân thủ và văn hóa ở đầu, làm rõ và kết nối xuyên suốt các giai đoạn giữa, và trao đổi lại khép lại năm đầu tiên.

Cách Sử Dụng Checklist

1. Điền tiêu đề Thông Tin Nhân Viên Mới. Ghi ngày bắt đầu trước tiên, sau đó đến tên và vị trí của nhân viên mới, và cuối cùng là hai người hỗ trợ họ: quản lý và người đồng hành. Bằng cách đó, checklist theo dõi một con người cụ thể, chứ không phải một vị trí chung chung.
2. Chỉ định một người phụ trách cho mỗi công việc. Đặt HR, quản lý, hoặc IT bên cạnh mỗi hàng, vì một công việc không có người phụ trách là công việc dễ rơi vào khoảng trống giữa mọi người.
3. Đặt hạn hoặc mốc thời gian cho mỗi công việc. Gắn mỗi mục vào giai đoạn của nó trong cột Hạn/Thời điểm, để không có gì trôi qua ngoài khung thời gian nó thuộc về.
4. Làm theo các giai đoạn theo đúng thứ tự. Thực hiện từ trên xuống dưới, bắt đầu từ trước ngày đầu tiên và kết thúc ở buổi đánh giá năm đầu tiên, xác nhận mỗi giai đoạn đã hoàn tất trước khi mở giai đoạn tiếp theo.
5. Đánh dấu hoàn tất từng công việc và cập nhật Trạng thái. Đánh dấu Hoàn tất khi bạn thực hiện xong, để quản lý và nhân viên mới cùng nhìn thấy một bức tranh giống nhau trong tuần đầu tiên.
6. Thu thập phản hồi sau nhân viên đầu tiên và cập nhật checklist. Hỏi xem điều gì còn thiếu hoặc chưa rõ ràng, rồi chỉnh sửa các hàng để phiên bản mà đồng nghiệp tiếp theo của bạn kế thừa đã sắc bén hơn ngay từ đầu.

Các Biến Thể Của Checklist

Cho nhân viên làm việc từ xa

Bỏ phần tham quan cơ sở vật chất tại chỗ và chuẩn bị bàn làm việc. Trong phần Trước khi nhận việc, thay bằng việc gửi thiết bị và thẻ truy cập qua đường bưu điện, và thêm một bước kiểm tra không đồng bộ để đảm bảo nhân viên mới có thể truy cập từng tài khoản trước ngày bắt đầu. Buổi tham quan Ngày Đầu Tiên trở thành phần giới thiệu đội nhóm trực tuyến qua video.

Phiên bản dành cho quản lý

Được xây dựng cho quản lý tuyển dụng thay vì HR. Phần Trước khi nhận việc có thêm một hàng "chuẩn bị chỗ làm việc và kế hoạch ngày đầu tiên" mà HR không thể đảm nhận. Ở các giai đoạn sau, quản lý đặt mục tiêu 30/60/90, lên lịch các buổi trao đổi định kỳ, và đảm nhận các công việc về kết nối, để trình tự này theo sát những gì quản lý thực hiện chứ không phải giấy tờ của HR.

Cho các vị trí IT và kỹ thuật

Các giai đoạn cơ bản được giữ nguyên, với việc cấp quyền kỹ thuật được thêm vào bên trên. Trước khi nhận việc và Ngày Đầu Tiên bổ sung quyền truy cập hệ thống và mã nguồn, thiết lập công cụ phát triển, và VPN hoặc xác thực hai lớp. Định hướng có thêm một hàng đào tạo bảo mật và tuân thủ, vì IT cấp quyền truy cập trước khi nhân viên mới viết bất kỳ dòng code nào.

Cho nhân viên làm theo giờ và tuyến đầu

Hướng đến nhân viên bán lẻ hoặc nhà hàng, phiên bản này rút gọn các giai đoạn. Giấy tờ tuân thủ và lịch ca làm việc chuyển lên đầu, và các hàng đào tạo bao phủ công việc tại quầy hoặc máy POS thay vì thiết lập bàn làm việc và tài khoản. Hai phần cuối, phần ở mốc ba tháng và phần ở mốc năm, được thu gọn lại ở đây, vì thời gian làm quen ngắn hơn.

Cho cấp quản lý điều hành

Hòa nhập kéo dài sâu vào năm đầu tiên. Trên nền cấu trúc cơ bản, thêm việc lập bản đồ các bên liên quan, một kế hoạch tăng tốc chiến lược, và các buổi giới thiệu với ban lãnh đạo hoặc đội ngũ điều hành xuyên suốt các phần ở mốc quý và mốc năm, để nhân viên cấp quản lý điều hành đảm nhận cả các mối quan hệ và chiến lược, chứ không chỉ các công việc.

Khi Nào Nên Dùng Checklist Này

Sử dụng mẫu này ngay khi bạn ký hợp đồng với nhân viên mới, chứ không phải vào buổi sáng đầu tiên của họ. Nó bao quát toàn bộ hành trình từ lúc offer đến khi làm việc hiệu quả, và đặt trọng tâm vào giai đoạn trước khi nhận việc: giấy tờ, đặt mua thiết bị, và quyền truy cập tài khoản, những thứ dễ sai sót khi ai đó cố ghi nhớ tất cả trong đầu. Hoàn thành checklist ngay khi thư mời làm việc được gửi đi, và những công việc trước khi nhận việc đó sẽ xuất hiện trong khi vẫn còn thời gian để xử lý.

Dùng lại checklist này để theo dõi cả một hành trình dài. Các mốc ở tháng thứ nhất, thứ hai, và thứ ba, cộng thêm buổi kiểm tra nửa năm và đánh giá mười hai tháng, tất cả nằm trong cùng một nơi, để việc hòa nhập tiếp tục diễn ra tốt sau tuần đầu tiên. Nó cũng phù hợp cho một quản lý đang onboarding một nhân viên trực tiếp báo cáo, trao cho họ trình tự mà HR vốn thường đảm nhận.

Chuẩn hóa quy trình bằng checklist này khi bạn tuyển dụng cho nhiều vị trí hoặc phòng ban khác nhau. Một cấu trúc dùng lại được, điều chỉnh theo từng vị trí, tốt hơn việc tạo một tài liệu trống mới mỗi lần.

Thực Hành Tốt Nhất Cho Checklist

• Nên chia công việc thành các giai đoạn, bắt đầu bằng trước khi nhận việc, rồi đến ngày đầu tiên, tuần đầu tiên, và tháng đầu tiên.

Không nên coi onboarding như một buổi định hướng duy nhất, đây là lý do được nhắc đến nhiều nhất khiến nhân viên mới bị bỏ sót.

• Nên chuẩn bị chỗ làm việc và quyền truy cập công nghệ trước ngày bắt đầu.

Không nên bỏ qua giai đoạn trước khi nhận việc, nếu không nhân viên mới sẽ đến nơi mà không có bàn làm việc, không có tài khoản, và không có giấy tờ.

• Nên chỉ định rõ một người phụ trách, HR, quản lý, hoặc IT, cho mỗi công việc.

Không nên để các hàng không có người phụ trách, khi đó công việc sẽ rơi vào khoảng trống giữa HR, quản lý, và IT cho đến khi không ai làm cả.

• Nên xử lý tuân thủ và giấy tờ trước hoặc trong ngày đầu tiên.

Không nên dồn quá nhiều giấy tờ vào ngày đầu tiên, việc này khiến nhân viên mới ngợp trước khi họ bắt đầu công việc thực sự.

• Nên bao phủ đủ 5 chữ C và chỉ định một người đồng hành để sự kết nối kéo dài quá tuần đầu tiên.

Không nên dừng checklist sau tuần đầu tiên hoặc đưa cho mỗi vị trí cùng một danh sách chung chung.

Bỏ Qua Tài Liệu Trống: Ghi Hình Thay Vào Đó

Gõ vào một checklist trống là bước mà hầu hết quản lý trì hoãn nhất. Giải pháp thay thế là ghi lại buổi hướng dẫn onboarding một lần và để bản ghi hình trở thành tài liệu đã điền sẵn.

Hinto AI chấp nhận mọi nguồn video: một video Loom, một buổi đào tạo qua Zoom, một video YouTube, hoặc một video tải lên từ máy. Bạn cũng có thể ghi lại màn hình, camera, và micro trực tiếp trong ứng dụng web Hinto hoặc Tiện ích mở rộng Chrome. Nhấn ghi, thực hiện quy trình, và Hinto sẽ phân tích bản ghi, nhận diện các thay đổi trạng thái giao diện và các lần nhấp nút để trích xuất ảnh chụp màn hình chất lượng cao và các bước bằng văn bản.

Từ một video dài duy nhất, nó dựng nên một mục lục đầy đủ với nhiều bài viết được tổ chức có hệ thống, và mẫu Quy Trình Nội Bộ của nó tạo ra các hướng dẫn quy trình chi tiết cho hoạt động của đội nhóm. Xuất bản kết quả trên một URL công khai với tên miền tùy chỉnh, kèm SSL, để tài liệu onboarding sẵn sàng phục vụ nhân viên tiếp theo.

Các Câu Hỏi Về Checklist, Đã Được Giải Đáp

5 chữ C của onboarding là gì?

Năm từ, mỗi từ đặt tên cho một nhiệm vụ mà checklist phải hoàn thành. Compliance (tuân thủ) giải quyết giấy tờ, clarification (làm rõ) xác định mục tiêu công việc, culture (văn hóa) cho nhân viên mới thấy cách đội nhóm thực sự vận hành, connection (kết nối) ghép họ với một người đồng hành, và check-back (trao đổi lại) đặt lịch các buổi đánh giá 30 ngày và về sau. Mỗi chữ trong năm chữ này ánh xạ vào một phần trong mẫu này.

Quy trình onboarding cho một công việc là gì?

Nó trải qua ba giai đoạn. Trước khi nhận việc dẫn đầu, diễn ra trước ngày bắt đầu, xử lý giấy tờ và thiết bị. Định hướng sau đó đảm nhận ngày đến nhận việc, bao gồm lời chào đón và các bước tuân thủ bắt buộc. Hòa nhập diễn ra suốt những tuần tiếp theo, bổ sung dần đào tạo, mục tiêu, và các buổi trao đổi cho đến khi nhân viên mới hoàn toàn bắt kịp tốc độ.

Checklist onboarding trải qua những giai đoạn nào?

Hầu hết các danh sách chia thành ba phần: Trước khi nhận việc, tức là mọi thứ trước ngày bắt đầu; Định hướng, chính ngày đầu tiên; và Hòa nhập, khoảng thời gian nhiều tuần tiếp theo. Phiên bản này đẩy giai đoạn Hòa nhập xa hơn, thêm một buổi kiểm tra sau sáu tháng và một buổi đánh giá năm đầu tiên, để quy trình tiếp tục diễn ra vượt xa tháng đầu tiên.

Checklist onboarding cần có những gì?

Mở đầu bằng tiêu đề Thông Tin Nhân Viên Mới, sau đó trình bày các công việc trong tám phần chạy từ trước khi nhận việc đến năm đầu tiên. Cho mỗi hàng bốn cột, Công việc, Người phụ trách, Hạn/Thời điểm, và Trạng thái. Khi công việc đã được nhóm theo giai đoạn và mỗi hàng đều có cả người phụ trách lẫn ngày tháng, các công việc sẽ không còn bị bỏ sót.

Tôi có thể tải mẫu checklist onboarding này dưới dạng Word, Excel, hoặc PDF miễn phí không?

Có. Dán toàn bộ mẫu từ khối bên trên trực tiếp vào Word, Excel, Google Docs, hoặc Notion, không cần đăng ký, hoặc tải về dưới dạng PDF. Bố cục vẫn giữ nguyên khi chuyển sang bất kỳ định dạng nào trong số đó.