Quy Trình Xử Lý Tài Liệu Là Gì?

Quy trình xử lý tài liệu là lộ trình đã thống nhất mà một tệp đi qua giữa nhiều người, nêu rõ ai soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ nó, theo thứ tự nào.

Hầu hết các lộ trình đều có chung các giai đoạn: tạo hoặc thu nhận, xem xét và phê duyệt, phân phối, rồi lưu hoặc lưu trữ. Mỗi giai đoạn có một người phụ trách được nêu tên, nên khi một tệp bị kẹt thì luôn có người để hỏi. Lộ trình này tồn tại trước khi có bất kỳ phần mềm nào vận hành nó, và một nhóm hoàn toàn có thể chạy một lộ trình rõ ràng qua email mà không cần hệ thống quản lý tài liệu nào.

Quy Trình Xử Lý Tài Liệu Hoạt Động Như Thế Nào

Điều Gì Tạo Nên Một Quy Trình Xử Lý Tài Liệu

• Một chuỗi giai đoạn cố định: Tệp đi qua các giai đoạn tạo hoặc thu nhận, xem xét và phê duyệt, phân phối, rồi lưu hoặc lưu trữ theo cùng một thứ tự mỗi lần, dù lộ trình chạy qua hộp thư dùng chung hay một hệ thống quản lý tài liệu.
• Mỗi bước có một người phụ trách: Mỗi giai đoạn thuộc về một người hoặc một vai trò, chẳng hạn bộ phận Pháp chế hoặc Tài chính. Người phụ trách đó đẩy tệp đang bị kẹt đi tiếp.
• Quyền truy cập theo đúng công việc: Người xem xét được cấp vừa đủ quyền để hoàn thành bước của mình và không hơn, điều mà một nhóm nhỏ có thể xử lý bằng cài đặt chia sẻ thư mục.
• Kiểm soát phiên bản xuyên suốt: Mọi người trên lộ trình đều làm việc với phiên bản hiện hành, và các bản nháp trước đó vẫn có thể truy xuất lại.
• Nhật ký kiểm toán cho từng hành động: Các quyết định, nhận xét và dấu thời gian luôn gắn với tệp, kể cả khi nhật ký đó chỉ là một chuỗi email phê duyệt được lưu cạnh bản cuối.
• Các quy tắc quyết định việc định tuyến: Một điều kiện đưa tệp sang một nhánh khác, chẳng hạn thêm một giai đoạn phê duyệt cho các hóa đơn vượt một giá trị nhất định.

Vì Sao Quy Trình Xử Lý Tài Liệu Quan Trọng

Khi không có lộ trình được xác định, một nhóm không thể cho kiểm toán viên thấy ai đã duyệt phiên bản nào của một tệp, và vào lúc nào. Một lộ trình có ghi nhật ký sẽ trả lời câu hỏi đó ngay từ lịch sử của chính tệp. Nếu không có gì được ghi lại, cuộc kiểm toán biến thành việc lục tìm trong các hộp thư.

Phê duyệt chậm là cái giá thứ hai. Một tệp không có điểm dừng tiếp theo đã thống nhất sẽ nằm yên trong hộp thư nơi nó rơi vào cho đến khi có người nhắc.

Cái giá thứ ba là làm lại. Mọi người chỉnh sửa một bản nháp đã lỗi thời hoặc ký duyệt một tệp đã bỏ qua khâu xem xét. Một lộ trình có người phụ trách cho từng giai đoạn sẽ xác định rõ phiên bản nào là hiện hành và tệp đang ở đâu.

Quy Trình Xử Lý Tài Liệu so với Tài Liệu Hóa Quy Trình và Hệ Thống Quản Lý Tài Liệu

Hãy thống nhất lộ trình trước: viết tài liệu hóa quy trình để giải thích một quy trình, mua DMS để lưu tệp, và chỉ thêm tự động hóa khi quy trình xử lý tài liệu mà nó sẽ chạy đã được lập sơ đồ.

Cách Tạo Một Quy Trình Xử Lý Tài Liệu

1. Lập sơ đồ lộ trình hiện tại. Theo dõi một tệp thật đi qua quy trình xử lý tài liệu hiện tại của bạn, và ghi lại ai nhận nó, mỗi người quyết định điều gì, và nó phải chờ hoặc gặp trục trặc ở đâu.
2. Chỉ định người phụ trách cho từng giai đoạn. Giao một người hoặc một vai trò cho việc soạn thảo, xem xét, phê duyệt, ký và lưu trữ, để mỗi bước đều có người chịu trách nhiệm đẩy nó đi tiếp.
3. Đặt điều kiện kích hoạt và thứ tự. Quyết định điều gì khởi động lộ trình, chẳng hạn một biểu mẫu yêu cầu hoặc một tệp được đưa vào thư mục dùng chung, và giai đoạn nào chạy tuần tự, giai đoạn nào có thể chạy song song. Hãy cắt bỏ mọi khâu xem xét chỉ thêm một chữ ký mà không thêm một lần kiểm tra. Mỗi giai đoạn tuần tự không cần thiết đều làm chậm lộ trình.
4. Thêm quy tắc quyết định và thời hạn. Viết tiêu chí đạt cho từng khâu xem xét, đặt hạn hoàn thành cho từng giai đoạn, và nêu các điều kiện làm thay đổi lộ trình, chẳng hạn thêm một lần phê duyệt cho các hợp đồng vượt một giá trị nhất định.
5. Thử với một tệp thật. Chạy một tài liệu tiêu biểu qua lộ trình và sửa mọi điểm mà ai đó phải hỏi bước tiếp theo là gì.
6. Đào tạo những người trên lộ trình trước khi đưa vào vận hành. Hướng dẫn từng người phụ trách về giai đoạn của họ trước, vì những người bắt đầu mà không được chuẩn bị sẽ tiếp tục chuyển tệp theo cách cũ.
7. Xem xét và điều chỉnh sau khi triển khai. Theo dõi thời gian hoàn thành, tác vụ quá hạn, các lần bị từ chối và điểm nghẽn, rồi cập nhật lộ trình khi con người hoặc tài liệu thay đổi.

Ví Dụ Về Quy Trình Xử Lý Tài Liệu

Một nhóm nhỏ phê duyệt hợp đồng nhà cung cấp có thể chạy toàn bộ lộ trình từ một danh sách năm cột, với các thời hạn mang tính minh họa.

• Quy trình xử lý tài liệu: Phê duyệt hợp đồng (thời hạn và ngưỡng giá trị là các giá trị minh họa)
• Giai đoạn: Soạn thảo · Người phụ trách: Người yêu cầu · Hành động: Soạn hợp đồng hoặc ghi nhận bản hợp đồng nhận từ nhà cung cấp · Thời hạn: Trong cùng ngày làm việc với yêu cầu · Bước tiếp theo: Pháp chế xem xét
• Giai đoạn: Pháp chế xem xét · Người phụ trách: Pháp chế · Hành động: Kiểm tra các điều khoản và trả hợp đồng về giai đoạn Soạn thảo kèm nhận xét khi cần sửa đổi · Thời hạn: 3 ngày làm việc sau giai đoạn Soạn thảo · Bước tiếp theo: Tài chính phê duyệt, hoặc quay lại Soạn thảo
• Giai đoạn: Tài chính phê duyệt · Người phụ trách: Tài chính · Hành động: Duyệt chi phí và điều khoản thanh toán. Các hợp đồng trên $25,000 chuyển đến một giai đoạn phê duyệt bổ sung với giám đốc tài chính · Thời hạn: 2 ngày làm việc sau giai đoạn Pháp chế xem xét · Bước tiếp theo: Ký
• Giai đoạn: Ký · Người phụ trách: Người ký có thẩm quyền · Hành động: Ký điện tử vào hợp đồng đã được phê duyệt · Thời hạn: 1 ngày làm việc sau giai đoạn Tài chính phê duyệt · Bước tiếp theo: Phân phối
• Giai đoạn: Phân phối · Người phụ trách: Người yêu cầu · Hành động: Gửi một bản hợp đồng đã ký cho nhà cung cấp và bộ phận Tài chính · Thời hạn: Trong cùng ngày làm việc với lúc ký · Bước tiếp theo: Lưu trữ
• Giai đoạn: Lưu trữ · Người phụ trách: Người yêu cầu · Hành động: Chuyển hợp đồng đã ký vào kho hợp đồng có kiểm soát, kèm nhận xét, quyết định và dấu thời gian · Thời hạn: Trong cùng ngày làm việc với lúc phân phối · Bước tiếp theo: Lộ trình hoàn tất, hợp đồng đã vào hồ sơ

Từ Bản Ghi Đến Quy Trình Xử Lý Tài Liệu Chỉ Trong Một Bước

Lập sơ đồ lộ trình hiện tại là bước 1 ở trên, và một bản ghi giúp bạn nắm bắt nó rất ít công sức. Hãy nhờ người đang xử lý tệp vừa làm vừa trình bày trên màn hình, nói rõ ai soạn thảo, ai xem xét, ai phê duyệt và tệp được lưu ở đâu.

Hinto AI biến bản ghi đó thành một tài liệu viết có cấu trúc về lộ trình. Bạn có thể ghi bằng trình ghi màn hình tích hợp trong ứng dụng web Hinto hoặc tiện ích mở rộng Chrome, thu cả màn hình, camera và micro, hoặc tải lên một video bạn đã có từ Loom, Zoom, YouTube, hay một tệp MP4, MOV hoặc WebM cục bộ. Hinto phát hiện các thay đổi trạng thái giao diện và các lượt nhấp nút trong video, rồi trích xuất ảnh chụp màn hình và các bước bằng văn bản từ đó.

Kết quả là một hướng dẫn quy trình mà nhóm bạn có thể đọc và thống nhất trước khi ai đó xây dựng lộ trình trong phần mềm. Bạn có thể đăng nó lên một URL công khai với tên miền tùy chỉnh, hoặc đồng bộ sang Notion, Confluence, GitHub hay GitLab. Hinto ghi lại lộ trình, còn nhóm, hộp thư hoặc DMS của bạn vẫn là nơi vận hành nó.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Quy Trình Xử Lý Tài Liệu

Ai chịu trách nhiệm cho từng bước trong quy trình xử lý tài liệu?

Mỗi giai đoạn có một người phụ trách được nêu tên, là một cá nhân hoặc một vai trò như Pháp chế hay Tài chính. Lộ trình nêu rõ ai soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ tệp. Khi một tệp bị kẹt, người phụ trách giai đoạn hiện tại là người cần hỏi. Quyền truy cập cũng đi theo chính các vai trò này.

Quy trình xử lý tài liệu có ghi lại ai đã phê duyệt điều gì không?

Một quy trình vận hành tốt thì có. Các quyết định, nhận xét và dấu thời gian của từng giai đoạn luôn gắn với tài liệu, tạo thành nhật ký kiểm toán. Trong hệ thống quản lý tài liệu, phần mềm sẽ tự ghi lại. Một nhóm làm việc qua email có thể lưu chuỗi email phê duyệt cạnh tệp bản cuối.

Kiểm soát phiên bản nằm ở đâu trong quy trình xử lý tài liệu?

Kiểm soát phiên bản chạy song song với từng giai đoạn và giữ cho người xem xét lẫn người phê duyệt cùng làm việc trên một tệp hiện hành. Nếu thiếu nó, có người có thể duyệt một bản nháp mà bộ phận Pháp chế đã sửa. Một số lộ trình coi việc theo dõi và quản lý phiên bản là một giai đoạn riêng.

Quy trình xử lý tài liệu có giúp phê duyệt nhanh hơn không?

Có thể. Một lộ trình được xác định rõ sẽ loại bỏ thời gian chờ khi tệp nằm trong hộp thư mà không có điểm dừng tiếp theo rõ ràng, và việc xem xét song song cho phép nhiều người xem xét cùng lúc. Tuy nhiên, các giai đoạn tuần tự thừa sẽ lại làm lộ trình chậm đi.

Quy trình xử lý tài liệu có nên thay đổi sau khi đã vận hành không?

Có. Hãy coi nó như một quy trình sống: theo dõi thời gian hoàn thành, tác vụ quá hạn, tỷ lệ bị từ chối và điểm nghẽn, đồng thời hỏi những người dùng nó hằng ngày xem nó vướng ở đâu. Hãy điều chỉnh lộ trình khi người phụ trách, tài liệu hoặc quy tắc thay đổi, nếu không nó sẽ dần lệch khỏi cách nhóm thực sự làm việc.