Doküman İş Akışı Nedir?

Doküman iş akışı, bir dosyanın kişiler arasında izlediği üzerinde anlaşılmış güzergâhtır. Dosyayı kimin hazırladığını, kontrol ettiğini, onayladığını ve sakladığını, bunların hangi sırayla yapıldığını belirler.

Çoğu güzergâh aynı aşamaları paylaşır: oluşturma veya alma, inceleme ve onay, dağıtım, ardından saklama veya arşivleme. Her aşamanın adı belli bir sahibi vardır, dolayısıyla takılan bir dosya için soru sorulacak biri bulunur. Güzergâh, onu çalıştıran herhangi bir yazılımdan önce de vardır ve bir ekip net bir güzergâhı hiçbir doküman yönetim sistemi olmadan e-posta üzerinden de yürütebilir.

Doküman İş Akışı Nasıl İşler

Bir Şeyi Doküman İş Akışı Yapan Nedir

• Sabit bir aşama sırası: Dosya, güzergâh ortak bir gelen kutusundan da, bir doküman yönetim sisteminden de geçse, her seferinde aynı sırayla ilerler: oluşturma veya alma, inceleme ve onay, dağıtım, saklama veya arşivleme.
• Her adım için adı belli bir sahip: Her aşama, Hukuk veya Finans gibi tek bir kişiye ya da role aittir. Takılan bir dosyayı o sahip ilerletir.
• İşe göre sınırlanmış erişim: İnceleyenler adımlarını tamamlamaya yetecek kadar erişim alır, fazlasını almaz. Küçük bir ekip bunu klasör paylaşım ayarlarıyla yönetebilir.
• Baştan sona sürüm kontrolü: Güzergâhtaki herkes güncel sürüm üzerinde çalışır ve önceki taslaklara erişilebilir kalır.
• Her eylemin denetim izi: Kararlar, yorumlar ve zaman damgaları dosyaya bağlı kalır. İz, nihai kopyanın yanına kaydedilmiş bir onay yazışması bile olsa durum değişmez.
• Yönlendirmeye karar veren kurallar: Bir koşul dosyayı farklı bir yola yönlendirir, örneğin belirli bir tutarın üzerindeki faturalar için ek bir onay aşaması eklenir.

Doküman İş Akışı Neden Önemlidir

Tanımlı bir güzergâh olmadan bir ekip, denetçiye bir dosyanın hangi sürümünü kimin ve ne zaman onayladığını gösteremez. Kayıt tutulan bir güzergâh bunu dosyanın kendi geçmişinden yanıtlar. Hiçbir şey kaydedilmediyse denetim, gelen kutularında yapılan bir aramaya dönüşür.

İkinci maliyet yavaş onaylardır. Bir sonraki durağı belli olmayan dosya, biri peşine düşene kadar düştüğü gelen kutusunda bekler.

Üçüncü maliyet yeniden iştir. İnsanlar eskimiş bir taslağı düzenler ya da incelemeden geçmemiş bir dosyayı onaylar. Her aşaması için adı belli bir sahibi olan güzergâh, hangi sürümün güncel olduğunu ve dosyanın nerede durduğunu netleştirir.

Doküman İş Akışı vs İş Akışı Dokümantasyonu vs Doküman Yönetim Sistemi

Önce güzergâhı netleştirin. Bir süreci açıklamak için iş akışı dokümantasyonu yazın, dosyaları saklamak için DYS satın alın ve otomasyonu, çalıştıracağı doküman iş akışı haritalandıktan sonra ekleyin.

Doküman İş Akışı Nasıl Oluşturulur

1. Mevcut güzergâhı haritalayın. Gerçek bir dosyayı mevcut doküman iş akışı sürecinizde baştan sona takip edin. Kimin aldığını, her kişinin neye karar verdiğini ve dosyanın nerede beklediğini ya da nerede sorun çıktığını not edin.
2. Her aşama için bir sahip belirleyin. Hazırlama, inceleme, onay, imza ve saklama için bir kişi veya rol atayın, böylece her adımı ilerletmekten sorumlu biri olur.
3. Tetikleyiciyi ve sırayı belirleyin. Güzergâhı neyin başlattığına karar verin, örneğin bir talep formu ya da ortak klasöre düşen bir dosya. Hangi aşamaların sırayla, hangilerinin paralel yürüyebileceğini de belirleyin. Kontrol eklemeden yalnızca bir onay ekleyen incelemeleri kaldırın. Gereksiz her sıralı aşama güzergâhı yavaşlatır.
4. Karar kuralları ve son tarihler ekleyin. Her inceleme için bir geçme ölçütü yazın, her aşamaya bir son tarih verin ve yolu değiştiren koşulları belirtin, örneğin belirli bir tutarın üzerindeki sözleşmeler için ek onay.
5. Gerçek bir dosyayla test edin. Güzergâhtan temsili bir doküman geçirin ve birinin "sırada ne var" diye sormak zorunda kaldığı her noktayı düzeltin.
6. Canlıya geçmeden önce güzergâhtaki kişileri eğitin. Her sahibe önce kendi aşamasını anlatın, çünkü hazırlıksız başlayan kişiler dosyaları eski usulle yönlendirmeye devam eder.
7. Yayına aldıktan sonra gözden geçirin ve güncelleyin. Tamamlanma sürelerini, geciken görevleri, reddedilenleri ve darboğazları izleyin. İnsanlar veya dokümanlar değiştiğinde güzergâhı güncelleyin.

Doküman İş Akışı Örneği

Bir tedarikçi sözleşmesini onaylayan küçük bir ekip, örnek son tarihlerle birlikte tüm güzergâhı beş sütunlu tek bir listeden yürütebilir.

• Doküman iş akışı: Sözleşme onayı (son tarihler ve eşik değer örnektir)
• Aşama: Taslak · Sahip: Talep eden · Eylem: Sözleşmeyi hazırlar veya tedarikçiden gelen sözleşmeyi kaydeder · Son tarih: Talebin geldiği iş günü · Sonraki adım: Hukuk incelemesi
• Aşama: Hukuk incelemesi · Sahip: Hukuk · Eylem: Şartları kontrol eder, değişiklik gerekiyorsa sözleşmeyi yorumlarla birlikte Taslak aşamasına geri gönderir · Son tarih: Taslaktan sonra 3 iş günü · Sonraki adım: Finans onayı veya Taslağa dönüş
• Aşama: Finans onayı · Sahip: Finans · Eylem: Maliyeti ve ödeme şartlarını onaylar. $25,000 üzerindeki sözleşmeler finans direktörüyle ek bir onay aşamasına gider · Son tarih: Hukuk incelemesinden sonra 2 iş günü · Sonraki adım: İmza
• Aşama: İmza · Sahip: Yetkili imzacı · Eylem: Onaylanan sözleşmeyi elektronik olarak imzalar · Son tarih: Finans onayından sonra 1 iş günü · Sonraki adım: Dağıtım
• Aşama: Dağıtım · Sahip: Talep eden · Eylem: İmzalı sözleşmenin bir kopyasını tedarikçiye ve Finans'a gönderir · Son tarih: İmzanın atıldığı iş günü · Sonraki adım: Saklama
• Aşama: Saklama · Sahip: Talep eden · Eylem: İmzalı sözleşmeyi yorumları, kararları ve zaman damgalarıyla birlikte kontrollü sözleşme deposuna taşır · Son tarih: Dağıtımın yapıldığı iş günü · Sonraki adım: Güzergâh tamamlandı, sözleşme dosyalandı

Kayıttan Tek Adımda Doküman İş Akışına

Mevcut güzergâhı haritalamak yukarıdaki 1. adımdır ve bir kayıt bunu az çabayla yakalar. Dosyayı yöneten kişiden bunu ekranda anlatmasını isteyin. Kimin hazırladığını, kimin incelediğini, kimin onayladığını ve dosyanın nereye gittiğini söylesin.

Hinto AI bu kaydı, güzergâhın yapılandırılmış yazılı bir dokümanına dönüştürür. Hinto web uygulamasındaki veya Chrome Uzantısındaki yerleşik ekran kaydediciyle ekranı, kamerayı ve mikrofonu kaydedebilir ya da elinizde zaten olan bir videoyu yükleyebilirsiniz. Loom, Zoom, YouTube veya yerel bir MP4, MOV ya da WebM dosyası olabilir. Hinto videodaki arayüz durum değişikliklerini ve düğme tıklamalarını tespit eder, bunlardan ekran görüntüleri ve yazılı adımlar çıkarır.

Ortaya çıkan, ekibinizin güzergâhı yazılımda kurmadan önce okuyup üzerinde anlaşabileceği bir süreç kılavuzudur. Onu özel alan adıyla herkese açık bir URL'de yayınlayın ya da Notion, Confluence, GitHub veya GitLab ile senkronize edin. Hinto güzergâhı belgeler, onu yine ekibiniz, gelen kutunuz veya DYS'niz yürütür.

Doküman İş Akışı SSS

Bir doküman iş akışında her adımdan kim sorumludur?

Her aşamanın, bir kişi ya da Hukuk veya Finans gibi bir rol olan, adı belli tek bir sahibi vardır. Güzergâh dosyayı kimin hazırladığını, kontrol ettiğini, onayladığını ve sakladığını belirler. Bir dosya takıldığında soru sorulacak kişi, mevcut aşamanın sahibidir. Erişim izinleri de aynı rolleri izler.

Doküman iş akışı kimin neyi onayladığını kaydeder mi?

İyi işleyen bir iş akışı kaydeder. Her aşamadaki kararlar, yorumlar ve zaman damgaları dokümana bağlı kalır ve bu size bir denetim izi sağlar. Doküman yönetim sisteminde bunu yazılım kaydeder. E-posta üzerinden çalışan bir ekip ise onay yazışmasını nihai dosyanın yanına kaydedebilir.

Sürüm kontrolü doküman iş akışına nasıl uyar?

Sürüm kontrolü her aşamayla birlikte yürür ve inceleyenleri ile onaylayanları aynı güncel dosyada tutar. Bu olmadan biri, Hukuk'un zaten değiştirdiği bir taslağı onaylayabilir. Bazı güzergâhlar izlemeyi ve sürümlemeyi ayrı bir aşama olarak ele alır.

Doküman iş akışı onayları hızlandırır mı?

Hızlandırabilir. Tanımlı bir güzergâh, dosyanın net bir sonraki durağı olmadan bir gelen kutusunda beklediği süreyi ortadan kaldırır ve paralel inceleme birden fazla kişinin aynı anda işlem yapmasını sağlar. Fazladan sıralı aşamalar güzergâhı yeniden yavaşlatır.

Bir doküman iş akışı yayına alındıktan sonra değişmeli mi?

Evet. Onu yaşayan bir süreç olarak ele alın. Tamamlanma sürelerini, geciken görevleri, ret oranlarını ve darboğazları izleyin, her gün kullanan kişilere nerede aksadığını sorun. Sahipler, dokümanlar veya kurallar değiştiğinde güzergâhı güncelleyin, aksi halde ekibin çalışma biçiminden uzaklaşır.