Was ist ein Dokumenten-Workflow?

Ein Dokumenten-Workflow ist der vereinbarte Weg, den eine Datei zwischen Personen nimmt, und legt fest, wer sie entwirft, prüft, freigibt und ablegt und in welcher Reihenfolge.

Die meisten Abläufe teilen dieselben Phasen: erstellen oder erfassen, prüfen und genehmigen, verteilen, dann ablegen oder archivieren. Jede Phase hat einen benannten Verantwortlichen, sodass bei einer festhängenden Datei jemand da ist, den man fragen kann. Der Ablauf existiert, bevor eine Software ihn ausführt, und ein Team kann einen klaren Ablauf per E-Mail betreiben, ganz ohne Dokumentenmanagementsystem.

So funktioniert ein Dokumenten-Workflow

Was einen Dokumenten-Workflow ausmacht

• Eine feste Abfolge von Phasen: Die Datei durchläuft erstellen oder erfassen, prüfen und genehmigen, verteilen und ablegen oder archivieren jedes Mal in derselben Reihenfolge, ob der Ablauf über ein gemeinsames Postfach oder ein Dokumentenmanagementsystem läuft.
• Ein benannter Verantwortlicher für jeden Schritt: Jede Phase gehört einer Person oder Rolle, etwa der Rechtsabteilung oder den Finanzen. Dieser Verantwortliche bringt eine festhängende Datei weiter.
• Zugriff passend zur Aufgabe: Prüfer erhalten genug Zugriff, um ihren Schritt abzuschließen, und nicht mehr. Ein kleines Team schafft das mit den Freigabeeinstellungen für Ordner.
• Versionskontrolle durchgängig: Alle Beteiligten arbeiten an der aktuellen Version, und frühere Entwürfe bleiben abrufbar.
• Ein Audit-Trail für jede Aktion: Entscheidungen, Kommentare und Zeitstempel bleiben an der Datei hängen, auch wenn der Trail nur ein Genehmigungs-Thread ist, der neben der endgültigen Fassung liegt.
• Regeln, die das Routing bestimmen: Eine Bedingung schickt die Datei auf einen anderen Weg, zum Beispiel mit einer zusätzlichen Genehmigungsphase für Rechnungen über einem festgelegten Betrag.

Warum ein Dokumenten-Workflow wichtig ist

Ohne einen definierten Ablauf kann ein Team einem Prüfer nicht zeigen, wer welche Version einer Datei wann genehmigt hat. Ein protokollierter Ablauf beantwortet das aus der Historie der Datei selbst. Wurde nichts protokolliert, wird aus dem Audit eine Suche durch Postfächer.

Langsame Genehmigungen sind der zweite Kostenfaktor. Eine Datei ohne vereinbarte nächste Station liegt in dem Postfach, in dem sie gelandet ist, bis jemand nachhakt.

Der dritte Kostenfaktor ist Nacharbeit. Jemand bearbeitet einen veralteten Entwurf oder gibt eine Datei frei, die die Prüfung übersprungen hat. Ein Ablauf mit einem benannten Verantwortlichen je Phase klärt, welche Version aktuell ist und wo die Datei steht.

Dokumenten-Workflow vs. Workflow-Dokumentation vs. Dokumentenmanagementsystem

Legen Sie zuerst den Ablauf fest: Schreiben Sie Workflow-Dokumentation, um einen Prozess zu erklären, kaufen Sie ein DMS, um Dateien zu speichern, und ergänzen Sie Automatisierung, sobald der Dokumenten-Workflow, den sie ausführen soll, erfasst ist.

So erstellen Sie einen Dokumenten-Workflow

1. Den aktuellen Ablauf erfassen. Verfolgen Sie eine reale Datei durch Ihren bisherigen Dokumenten-Workflow und notieren Sie, wer sie erhält, was jede Person entscheidet und wo sie liegen bleibt oder schiefgeht.
2. Für jede Phase einen Verantwortlichen benennen. Weisen Sie Entwurf, Prüfung, Genehmigung, Unterzeichnung und Ablage jeweils einer Person oder Rolle zu, damit für jeden Schritt jemand dafür zuständig ist, ihn weiterzubringen.
3. Auslöser und Reihenfolge festlegen. Entscheiden Sie, was den Ablauf startet, etwa ein Antragsformular oder eine Datei in einem gemeinsamen Ordner, und welche Phasen nacheinander und welche parallel laufen. Streichen Sie jede Prüfung, die eine Unterschrift hinzufügt, aber keine Kontrolle. Jede unnötige sequenzielle Phase bremst den Ablauf.
4. Entscheidungsregeln und Fristen ergänzen. Schreiben Sie für jede Prüfung ein Bestehenskriterium auf, geben Sie jeder Phase einen Termin und halten Sie die Bedingungen fest, die den Weg ändern, etwa eine zusätzliche Genehmigung für Verträge über einem festgelegten Wert.
5. Mit einer echten Datei testen. Lassen Sie ein repräsentatives Dokument den Ablauf durchlaufen und beheben Sie jede Stelle, an der jemand nachfragen musste, wie es weitergeht.
6. Die Beteiligten vor dem Start schulen. Gehen Sie mit jedem Verantwortlichen zuerst seine Phase durch, denn wer ohne Einführung startet, leitet Dateien weiter auf die alte Art.
7. Nach dem Start prüfen und anpassen. Verfolgen Sie Durchlaufzeiten, überfällige Aufgaben, Ablehnungen und Engpässe und aktualisieren Sie den Ablauf, wenn sich die Personen oder die Dokumente ändern.

Beispiel für einen Dokumenten-Workflow

Ein kleines Team, das einen Lieferantenvertrag genehmigt, kann den gesamten Ablauf aus einer Liste mit fünf Spalten fahren, mit beispielhaften Fristen.

• Dokumenten-Workflow: Vertragsgenehmigung (Fristen und Schwellenwert sind Beispielwerte)
• Phase: Entwurf · Verantwortlicher: Antragsteller · Aktion: Entwirft den Vertrag oder erfasst den vom Lieferanten erhaltenen · Frist: Am selben Werktag wie die Anfrage · Nächster Schritt: Rechtsprüfung
• Phase: Rechtsprüfung · Verantwortlicher: Recht · Aktion: Prüft die Bedingungen und gibt den Vertrag bei Änderungsbedarf mit Kommentaren an den Entwurf zurück · Frist: 3 Werktage nach dem Entwurf · Nächster Schritt: Finanzfreigabe oder zurück zum Entwurf
• Phase: Finanzfreigabe · Verantwortlicher: Finanzen · Aktion: Genehmigt Kosten und Zahlungsbedingungen. Verträge über $25,000 gehen zusätzlich an eine weitere Genehmigungsphase beim Finanzleiter · Frist: 2 Werktage nach der Rechtsprüfung · Nächster Schritt: Unterzeichnung
• Phase: Unterzeichnung · Verantwortlicher: Unterschriftsberechtigte Person · Aktion: Unterzeichnet den genehmigten Vertrag elektronisch · Frist: 1 Werktag nach der Finanzfreigabe · Nächster Schritt: Verteilen
• Phase: Verteilen · Verantwortlicher: Antragsteller · Aktion: Sendet eine Kopie des unterzeichneten Vertrags an den Lieferanten und an die Finanzen · Frist: Am selben Werktag wie die Unterzeichnung · Nächster Schritt: Ablegen
• Phase: Ablegen · Verantwortlicher: Antragsteller · Aktion: Legt den unterzeichneten Vertrag mit Kommentaren, Entscheidungen und Zeitstempeln im kontrollierten Vertragsarchiv ab · Frist: Am selben Werktag wie die Verteilung · Nächster Schritt: Ablauf abgeschlossen, Vertrag abgelegt

Von der Aufnahme zum Dokumenten-Workflow in einem Durchgang

Den aktuellen Ablauf zu erfassen ist Schritt 1 oben, und eine Aufnahme hält ihn mit wenig Aufwand fest. Bitten Sie die Person, die die Datei bearbeitet, den Ablauf am Bildschirm durchzugehen und dabei zu sagen, wer entwirft, wer prüft, wer freigibt und wo die Datei landet.

Hinto AI macht aus dieser Aufnahme ein strukturiertes schriftliches Dokument des Ablaufs. Nehmen Sie mit dem integrierten Bildschirmrekorder in der Hinto-Web-App oder der Chrome-Erweiterung auf und erfassen Sie Bildschirm, Kamera und Mikrofon, oder laden Sie ein vorhandenes Video von Loom, Zoom, YouTube oder eine lokale MP4-, MOV- oder WebM-Datei hoch. Hinto erkennt Änderungen der Oberfläche und Klicks auf Schaltflächen im Video und extrahiert daraus Screenshots und schriftliche Schritte.

Das Ergebnis ist eine Prozessanleitung, die Ihr Team lesen und abstimmen kann, bevor jemand den Ablauf in Software aufbaut. Hosten Sie sie auf einer öffentlichen URL mit eigener Domain oder synchronisieren Sie sie mit Notion, Confluence, GitHub oder GitLab. Hinto dokumentiert den Ablauf, und Ihr Team, Ihr Postfach oder Ihr DMS führt ihn weiterhin aus.

FAQ zum Dokumenten-Workflow

Wer ist für jeden Schritt in einem Dokumenten-Workflow verantwortlich?

Jede Phase hat einen benannten Verantwortlichen, eine Person oder eine Rolle wie Recht oder Finanzen. Der Ablauf legt fest, wer die Datei entwirft, prüft, freigibt und ablegt. Wenn eine Datei festhängt, ist der Verantwortliche der aktuellen Phase die Person, die man fragt. Die Zugriffsrechte folgen denselben Rollen.

Hält ein Dokumenten-Workflow fest, wer was genehmigt hat?

Ein gut geführter tut das. Die Entscheidungen, Kommentare und Zeitstempel jeder Phase bleiben am Dokument hängen, was Ihnen einen Audit-Trail gibt. In einem Dokumentenmanagementsystem protokolliert die Software das. Ein Team, das per E-Mail arbeitet, kann den Genehmigungs-Thread neben der endgültigen Datei speichern.

Wie passt die Versionskontrolle in einen Dokumenten-Workflow?

Die Versionskontrolle läuft neben jeder Phase mit und hält Prüfer und Genehmiger auf derselben aktuellen Datei. Ohne sie kann jemand einen Entwurf genehmigen, den die Rechtsabteilung schon geändert hat. Manche Abläufe behandeln Nachverfolgung und Versionierung als eigene Phase.

Beschleunigt ein Dokumenten-Workflow die Genehmigungen?

Das kann er. Ein definierter Ablauf beseitigt die Wartezeit, in der eine Datei ohne klare nächste Station im Postfach liegt, und die parallele Prüfung lässt mehrere Prüfer gleichzeitig handeln. Zusätzliche sequenzielle Phasen bremsen den Ablauf wieder aus.

Sollte sich ein Dokumenten-Workflow nach dem Start ändern?

Ja. Behandeln Sie ihn als lebendigen Prozess: Verfolgen Sie Durchlaufzeiten, überfällige Aufgaben, Ablehnungsquoten und Engpässe und fragen Sie die täglichen Nutzer, wo es hakt. Passen Sie den Ablauf an, wenn sich Verantwortliche, Dokumente oder Regeln ändern, sonst driftet er von der Arbeitsweise des Teams weg.